Man könnte zwar sagen, dass die Wege von Papiertransaktionen und elektronischen Transaktionen zum gleichen Ziel führen, man kann aber auch sagen, dass der eine wesentlich schneller ist als der andere. In einer Welt voller Finanzturbulenzen und Marktvolatilität kommt es oft auf Schnelligkeit an.
Ähnlich wie Schallplatten haben Papiertransaktionen einen nostalgischen Reiz, aber Sie müssen sich die Frage stellen, ob dieses „Old-School“-Gefühl die damit verbundenen Risiken wert ist. Bei Papier wird die Übermittlung wichtiger Informationen durch die Zeit behindert, die erforderlich ist, um die erforderlichen Dokumente auszufüllen, die Bestellung an die entsprechenden Parteien zu übermitteln und auf das Ergebnis der Konformitätsprüfungen zu warten. Erschwerend kommt hinzu, dass die Korrektur etwaiger Unstimmigkeiten zusätzlich Zeit in Anspruch nimmt, wenn ein Dokument als NIGO (Not In Good Order) gekennzeichnet wird.
- Laut einer Quelle bei einem der fünf größten Versicherungsträger des Landes bleiben mehr als 5–30 % der Papiertransaktionen im Genehmigungsprozess aufgrund von NIGO-Problemen hängen, die geändert werden müssen, um voranzukommen.
- Im Vergleich dazu tragen Schätzungen zufolge nur 10–20 % der über ein elektronisches Auftragseingabesystem eingereichten Anträge den Vermerk „NIGO“, wodurch sich das Risiko, mit einem abgelehnten Antrag befasst zu werden, um mehr als die Hälfte verringert.
Warum besteht zwischen den beiden Methoden eine so große Kluft? Ein Grund dafür ist, dass bei E-Bestellungen automatisch die richtigen Formulare verfügbar sind und dem Ersteller der Bestellung angezeigt werden. Wenn Sie die richtigen Formulare sofort zur Hand haben, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Sie veraltete Formulare einreichen, drastisch. Darüber hinaus werden Sie bei vielen E-Bestellungen daran gehindert, Ihre Formulare einzusenden, wenn es Eignungsprobleme wie fehlende Daten oder unvollständige Pflichtfelder gibt, was die Wahrscheinlichkeit, dass eine Bestellung zurückgegeben wird, noch weiter verringert (d. h. die Zeit bis zur Bestellung vergeht). Bestellung wird erfolgreich bearbeitet).
Auch die Verbreitung elektronischer Signaturfunktionen, die direkt in Plattformen für digitale Dokumente eingebettet sind, nimmt zu. Anstatt einer Unterschrift mithilfe einer PDF-Datei nachzujagen, die zwischen den Parteien gefaxt werden muss, bietet die integrierte Software für digitale Signaturen eine schnelle und einfache Möglichkeit, die erforderlichen Freigaben mit minimalem Hin und Her zu erhalten, was die Gesamteffizienz weiter steigert.
Was den Überprüfungsprozess selbst betrifft, können Prüfer Kommentare direkt in E-Dokumente einfügen, wodurch die Notwendigkeit entfällt, Formulare an den Absender zurückzusenden. Es liegt in der Natur von Vereinbarungen, dass der Papierprozess umso langsamer werden kann, je mehr Schecks hinzugefügt werden.
Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen Aufträge erteilt, die Verwendung elektronischer Bestellungen fördert oder ablehnt, scheint es in Bezug auf Geschwindigkeit, Genauigkeit und Gesamtqualität unbestritten zu sein.
Fehler sind an der Tagesordnung, müssen aber nicht sein. Die elektronische Auftragserfassung ist eine großartige Möglichkeit, den Anfragefluss in die eine Richtung zu stärken, die am besten funktioniert: vorwärts.
